利用規約

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

藤田社会保険労務士事務所（以下、「当事務所」という。）は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業者等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。

１.特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備を行います。

２.安全管理措置について

当事務所は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために、別途「特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

３.関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

４.特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。

また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報等保護意識の維持向上を図ります。

制定日：２０２３年１２月２６日

藤田社会保険労務士事務所　

代表　藤田　佑磨

事務所住所：神奈川県川崎市宮前区宮前平2-17-1-202

当事務所特定個人情報お問合せ窓口

特定個人情報管理責任者　藤田　佑磨

電話：090-6542-4567　10:00～17:00

個人情報保護法等に基づく公表事項等

個人情報の保護に関する法律等に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項について以下に公表いたします。

１．個人情報を取得する際の利用目的（個人情報保護法第21条第1項関係）

当事務所は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。

なお、個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外では利用しません。

分類

利用目的

A

当事務所とご契約いただいているお客様の個人情報

①契約の履行、契約管理のため。

②当事務所サービスのご案内、ご連絡のため。

③メールマガジン等の情報配信のため。

B

当事務所へのお問合せをされた方の個人情報

①お客様等からのご意見、ご要望、お問合せについての受付とご回答のため。

C

当事務所に採用希望される方の個人情報

①採用に関する連絡・選考・入社手続きのため。

D

当事務所の職員・従業者等(退職者含)に関する個人情報

①人事労務管理、勤怠管理等のため。

②賃金管理、社会保険・労働安全・福利厚生の運用・管理、業務遂行管理のため。

E

受託業務で取扱う個人情報

①労働・社会保険に関する法令に基づく事務手続(申請・届出)のため。

②労働・社会保険に関する法令に基づく規程・帳簿、書類の作成のため。

③労務管理、人事制度、その他労働・社会保険諸法令に基づく相談指導のため。

④給与計算および付随する業務の遂行のため。

２.特定個人情報等を取得する際の利用目的

当事務所が、当事務所の従業者又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約に基づき取得する特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とします。

分類

利用目的

F

従業者に係る個人番号関係事務

①雇用保険届出事務※

②健康保険・厚生年金保険届出事務※

③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

G

従業者以外の個人に係る個人番号関係事務

①報酬・料金等の支払調書作成事務

②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務

③国民年金第3号被保険者届出事務

④不動産の使用料等の支払調書作成事務

⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

H

委託契約に基づく個人番号関係事務

①雇用保険届出事務※

②健康保険・厚生年金保届出事務※

③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

④賃金計算事務等

上記F～Hに付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）

※F.①②、H.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

当事務所が取扱う保有個人データに関する事項（個人情報保護法第32条第1項関係）

（1）事業者の名称：住所および代表者の氏名

事業者の名称：藤田社会保険労務士事務所

住所：神奈川県川崎市宮前区宮前平2-17-1-202

代表者：藤田　佑磨

（2）全ての保有個人データの利用目的

分類

利用目的

A

当事務所とご契約いただいているお客様の取引等の個人データ

・契約の履行、契約管理のため。

・当事務所サービスのご案内、ご連絡のため。

・メールマガジン等の情報配信のため。

B

当事務所へ問合せ等をされたお客様の個人データ

・お客様からのご意見、ご要望、お問合せについての受付とご回答のため。

C

当事務所に採用希望される方の個人データ

・採用に関わる連絡・選考・入社手続きのため。

D

当事務所の職員・従業者等(退職者含)に関する個人データ

・人事労務管理、勤怠管理等のため。

・賃金管理、社会保険・労働安全・福利厚生の運用・管理、業務遂行管理のため。

（3）保有個人データの開示請求等

①当事務所は、本人またはその代理人から、当該保有個人データ又は第三者提供記録の開示のご請求があったときは、ご請求いただいた方がご本人であることを確認のうえ、次の各号の場合を除き、個人情報保護法に従い遅滞なく回答します。なお、開示しない場合又は当該保有個人データが存在しない場合には、その旨を回答します。

  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

また、当事務所は、本人又はその代理人から、当該保有個人データに関して、内容が事実でないことを理由とする訂正、追加若しくは削除のご請求、又は利用の停止若しくは消去又は第三者提供の停止のご請求があったときも、調査の上、個人情報保護法に従い適切に対応させていただきます。

②保有個人データの開示等の請求方法

ご請求は、郵便・電話・当事務所ウェブサイト「ご相談・お問い合わせ」フォームの送信によりご連絡ください。

ご請求内容確認後、折り返し当事務所所定の請求書面をお送りいたしますので、必要事項をご記入の上、ご返送ください。その際に請求者、代理人がご本人であること、また代理人が代理権を有することを当事務所所定の方法により確認をさせていただきます。

③手数料

保有個人データの利用目的の通知及び開示、第三者提供記録の開示のご請求につきましては、次の通りとなりますので、あらかじめご了承ください。

開示内容の記載された書面の交付（窓口／郵送）

Ａ４用紙１枚あたり２０円

開示内容の記載されたＣＤの交付（窓口／郵送）

データ上でのＡ４用紙１ページあたり２０円＋ＣＤの実費として１枚３００円

※郵送の場合は、上記に加えて送料（実費【配達証明郵便】）がかかります。

※本会では、ご本人からの開示請求に対し非開示の決定をしたものについては、手数料はいただきません。

④ご請求先

下記（5）「個人情報お問合せ窓口」までご請求ください。

（4）保有個人データの安全管理のために講じた措置について

お客様等の個人情報をお預かりするにあたり、適切な管理を行うとともに、漏えい、滅失またはき損の防止等のために必要な安全管理措置を講じます。当事務所で実施する主な安全管理措置は以下の通りです。

①基本方針の策定

・個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本基本方針を定めています。

②個人データ等の取扱いに係る規律の整備

・個人データ等の取扱方法、責任者、担当者およびその責務等について規程を策定します。

③組織的安全管理措置

・個人データ等の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報保護法や内規に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施しています。

・定期的に内部監査部門による内部監査を実施しています。(内部監査を実施する事務所のみ)

④人的安全管理措置

・従業者に、個人データ等の適正な取扱いについて周知徹底するとともに定期的な研修を実施しています。

・個人データ等を含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

⑤物理的安全管理措置

・個人データ等を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データ等の閲覧を防止する措置を講じています。

・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

・当事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

⑥技術的安全管理措置

・個人データ等に関するアクセス権限者の限定、確認、当該アクセス記録の保管を含む、個人データ等に関するアクセス管理を実施しています。

・個人データ等を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等を防止する仕組みを導入しています。

⑦委託について

・個人データの取扱いの業務委託に関しては、委託の内容に必要な範囲の個人データのみを受け渡し、その上で当該データに対して当事務所と同水準の安全管理措置を実施できる事業者を選定しています。

・定期的に必要かつ適切な監督を行います。

⑧外的環境の把握

・当事務所では、外国にある第三者に個人データ等の取扱いの委託等を行っていません。

【例えばアメリカ合衆国において第三者に個人データ等の取扱いの委託を行う場合の例】

・個人情報を保管しているアメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

アメリカ合衆国の制度の概要は、以下の個人情報保護委員会のWebサイトをご参照ください。https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku

アメリカ合衆国：

連邦：https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf

ニューヨーク州：https://www.ppc.go.jp/files/pdf/newyork_report.pdf

（個人情報保護委員会ウェブサイトで必ず確認してください）

（5）保有個人データの取扱いに関する苦情・相談、個人情報の取扱い全般に関する問合せ先

【個人情報お問合せ窓口】

藤田社会保険労務士事務所　個人情報保護管理者　藤田　佑磨

電話：090-6542-4567

月曜日～金曜日　10:00 ～ 17:00（祝日・当事務所の休業日を除く）

カスタマーハラスメントに対する基本方針

藤田社会保険労務士事務所（以下、当事務所）は、経営理念である「会社の役に立ち、業界の役に立ち、そして人の役に立つ」の実現のため、お客様と円滑で協力的な関係を深めていきたいと考えています。そのため、当事務所における「カスタマーハラスメント（顧客からの不適切な言動）」について、以下の基本方針を定め、全ての従業員が安心して業務を遂行できる環境づくりを推進します。

この協力関係があることにより、当事務所が提供するサービス品質がより高まり、結果としてお客様の満足度の向上につながると考えております。

この指針は、お客様にご協力いただきたいこと、知っておいていただきたいことをお伝えすることを目的として作成しました。

1. カスタマーハラスメントの定義

カスタマーハラスメントとは、お客様からの言動・要求のうち、以下のような行為が該当します。これらは業務に関する正当な要求を超え、従業員に対する精神的・肉体的な攻撃、威圧的な言動を伴うものと定義します。以下の記載は例示であり、これらに限られるものではありません。

・業務上、当事務所が提供するサービスに明らかな瑕疵や過失が認められない場合における過剰な要求
・当事務所の業務内容に無関係な要求

・求める内容の妥当性に照らして不相当とされる要求（金銭補填の要求、謝罪の要求）
・身体的・精神的な攻撃（暴行、脅迫、中傷、侮辱、暴言）
・執拗で継続的な不適切な言動
・不合理または過剰なサービス提供の要求
・従業員個人への攻撃や脅迫
・SNS等での誹謗中傷や名誉毀損行為
・その他社会通念上不適切な言動

２. お客様へのお願い

当事務所は、お客様との信頼関係を基盤に、相互の理解と協力のもとで業務を遂行しています。お客様には、以下の点についてご協力をお願い申し上げます。

・「１．カスタマーハラスメントの定義」にあるような、社会通念に反する言動や行為を控えること
・他者に対する配慮を持った言動を心掛けること
・すべての法令を遵守すること

３. カスタマーハラスメントへの対応

当事務所では、お客様に対し真摯に対応し、信頼や期待に応えることで、より高い満足を提供することを心がけます。
一方で、お客様からの常識の範囲を超えた要求や言動の中には、従業員の人格を否定する言動、暴力、セクシュアルハラスメント等の従業員の尊厳を傷つけるものも有り、これらの行為は、職場環境の悪化を招く、ゆゆしき問題です。

私たちは、従業員の人権を尊重するため、これらの要求や言動に対しては、お客様に対し、誠意をもって対応しつつも、毅然とした態度で対応します。
もし、お客様からこれらの行為を受けた際は、従業員が上長に報告・相談することを推奨しており、相談があった際には組織的に対応します。
誠に残念ながらお取引をお断りまたは中止させていただくことがございます。悪質なケースについては、警察・弁護士等に連絡のうえ、適切な対処をおこないます。

４.カスタマーハラスメントの　９つの類型と具体的対応

時間拘束型：長時間にわたり、 顧客等が従業員を拘束する。居座りをする、 長時間、電話を続ける。
【具体的対応】
・対応できない理由を説明し、応じられないことを明確に告げる等の対応を行った後、膠着状態に至ってから10分を超える場合、お引き取りを願う、又は電話を切ります。
・複数回電話がかかってくる場合には、あらかじめ対応できる時間を伝えて、それ以上に長い対応しません。
・対面対応においては、顧客等が帰らない場合には、毅然とした態度で退去を求めます。
・状況に応じて、 当事務所のカスタマーハラスメント相談窓口へ相談し、当事務所としての対応を仰ぎます。

リピート型：理不尽な要望について、繰り返し電話で問い合わせをする、 又は面会を求めてくる。
【具体的対応】
・連絡先を取得し、 繰り返し不合理な問い合わせがくれば注意し、次回は対応できない旨を伝えます。
それでも繰り返し連絡が来る場合、以下の対応を行います。
　○リスト化して通話内容を記録
　○窓口を一本化
　○今後同様の問い合わせを止めるように伝えて毅然と対応
・状況に応じて、 当事務所のカスタマーハラスメント相談窓口へ相談し、当事務所としての対応を仰ぎます。

暴言型：大きな怒鳴り声をあげる、「馬鹿」といった侮辱的発言、人格の否定や名誉を毀損する発言をする。
【具体的対応】
大声を張り上げる行為は、周囲の迷惑となるため、 やめるように求めます。
侮辱的発言や名誉毀損、人格を否定する発言に関しては、後で事実確認ができるよう録音し、程度がひどい場合には退去や契約の解除を求めます。
状況に応じて、 当事務所のカスタマーハラスメント相談窓口へ相談し、当事務所としての対応を仰ぎます。

暴力型：殴る、蹴る、たたく、物を投げつける、わざとぶつかってくる等の行為を行う。
【具体的対応】
行為者から危害が加えられないよう一定の距離を保つ等、 対応者の安全確保を優先します。また、当事務所のカスタマーハラスメント相談窓口、警備員等と連携を取りながら、 複数名で対応し、 直ちに警察に通報します。

威嚇・脅迫型：「殺されたいのか」といった脅迫的な発言をする、「自殺してやる！」などと脅してくる、反社会的勢力とのつながりをほのめかす、異常に接近する等といった、従業員を怖がらせるような行為をとる。 又は、 「対応しなければ株主総会で糾弾する」、「SNSにあげる、口コミで悪く評価する」等とブランドイメージを下げるような脅しをかける。
【具体的対応】
・複数名で対応し、 当事務所のカスタマーハラスメント相談窓口、警備員等と連携を取りながら対応する従業員の安全確保を優先します。
・ブランドイメージを下げるような脅しをかける発言を受けた場合にも毅然と対応し、退去を求めます。
・電話での対応の場合は、脅すような言葉遣いはやめるように伝え、すぐに現場の管理者に相談します。

権威型：正当な理由なく、 権威を振りかざし要求を通そうとする、 お断りをしても執拗に特別扱いを要求する。又は、文書等での謝罪や土下座を強要する。
【具体的対応】
・要求には応じない。
・執拗な場合は不用意な発言はせず、対応を現場の管理者と交代する

事務所外拘束型：クレームの詳細が分からない状態で、職場外である顧客等の自宅や特定の喫茶店などに呼びつける｡
【具体的対応】
・基本的には単独での対応は行わず、 クレームの詳細を確認した上で、 対応を検討します。
・対応の検討のために、状況に応じて、 事前に返金等に対する一定の金額基準、時間、距離、購入からの期間などの制限などについて基準を設けて事務所外で対応する場合は、公共性の高い場所を指定します。
・また、納得されず従業員を返さないという事態に備え、事前にこの時間までに連絡がなければ然るべき対応（別の人間が現地に行く等）を準備した上で対応者を送り出します。
・あらかじめ設定した時間までに連絡がない場合には、直ちにカスタマーハラスメント相談窓口に連絡をし、状況に応じて弁護士への相談や警察への通報等を検討します。

SNS / インターネット上での誹謗中傷型：インターネット上に名誉を毀損する、 又はプライバシーを侵害する情報を掲載する。
【具体的対応】
・掲示板やSNSでの被害については、発見次第、直ちに現場の管理者及びカスタマーハラスメント相談窓口へ報告します。

セクシュアルハラスメント型：従業員の身体に触る、待ち伏せする、つきまとう等の性的な行動、食事やデートに執拗に誘う、性的な冗談といった性的な内容の発言を行う。
【具体的対応】
・性的な言動に対しては、録音・録画による証拠を残し、当事務所のカスタマーハラスメント相談窓口へ相談します。
・カスタマーハラスメント相談窓口にて被害者及び加害者に事実確認を行い、加害者には現場の管理者から警告を行います。（被害者が現場の管理者の場合はカスタマーハラスメント相談窓口が対応する従業員を指定します。）
・執拗なつきまとい、待ち伏せに対しては、施設への出入り禁止を伝え、 それでも繰り返す場合には、カスタマーハラスメント相談窓口より弁護士への相談や警察への通報等を検討します。

５.教育・研修の実施

当事務所は、従業員がカスタマーハラスメントに適切に対処できるよう、必要な教育と研修を実施し、支援を行います。

当事務所としても、これらの方針を遵守し、お客様との良好な関係を築きながら、高品質なサービスの提供と課題解決に努めてまいります。お客様におかれましても、引き続きご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

なお、本指針は、2022年2月に厚生労働省が告示した「カスタマーハラスメント対策企業マニュアル」に基づき策定したものです。